浙江大学新加坡校友会内部管理制度（草案）
1. 校友会理事会的部门设置 1.1 主席团： 1.1.1 主席：（1） 主席1人 职能：代表校友会出席重要场合；年度大会讲话；组织委员会换届选举；和母校校友总会保持联系；和新加坡各社会团体负责人保持联系；对校友会的发展提出规划和建议；对校友会内部管理提出规划和建议。
1.1.2 副主席（执行）：（2） 对内副主席1人，对外副主席1人 职能：作为执行副主席管理和协调校友会各部门；组织委员会换届选举；与在新加坡其他社团机构建立联系，在特定情况下代替主席职能；
1.1.3 副主席（资源）：（2-4） 资源副主席2-4人 职能：广泛联系校友，为校友会的发展提供各种资源，基本不参与校友会理事会的管理。
1.2八大职能部门 对内职能部门： 1.2.1 秘书处：（3） 秘书长1名，副秘书长2名 职能：理事会内部联络枢纽；组织召开会议，会议记录，校友资料和活动资料记录与保存；理事会成员的绩效考核；zuaas.sg@gmail.com内部收件人组别管理，校友会邮件的群发和反馈；
1.2.2 财务部：（3） 部长1名，副部长2名 职能：管理校友会银行账户，年度财务报告；活动经费预算；活动结束后的财务报销等；
1.2.3 会员部：（3） 部长1名，副部长2名 职能：统计和整理会员数据库，定期将新注册的校友加入数据库；发展新会员，减少老会员流失；组织各类针对新生的活动，机场迎新接待，新老生见面会；
1.2.4 外联部：（3） 部长1名，副部长2名 职能：争取活动赞助，参加对外的各种社交活动；协助主席和副主席，代表浙江大学新加坡校友会与新加坡各社会团体进行联系和合作
1.2.5 网络宣传部：（4） 部长1名，副部长3名（分管宣传海报，网站和论坛） 职能：负责各种活动的宣传海报以及表格的制作；负责网站www.zuaas.com的日常维护与更新；负责论坛bbs.zuaas.com的维护和更新；负责活动相关事务的报导，负责新浪微博“@浙江大学新加坡校友会”的维护和更新；
1.2.6 活动部：（4） 部长1名，副部长3名（分管文娱体育，教育就职，创业） 职能：组织各类文娱体育活动，例如球类比赛，卡拉ok, 舞会，吃火锅，旅游等；组织各类教育就职活动：职业生涯讲座，学术讲座，健康讲座等；参与新加坡各社会团体创业相关的活动，倡导创业精神，促进校友会内部有志于创业人士的联系和交流，为校友创造可能的创业平台。
1.2.7 文艺部：（2-3） 部长1名，副部长1-2名 职能：积极挖掘和吸收有艺术特长的浙江大学新加坡校友，代表校友会参加各种文艺交流活动，组织校友会内部的文艺培训等。
1.2.8 创业部：(2-3) 部长1名，副部长1-2名 职能：定期为校友组织创业交流活动，配合其他新加坡创新创业组织联合组织活动，网聚新加坡本地的创业校友资源。
1.3 荣誉理事 不限数量。凡是曾经担任过校友会理事，并对校友会的工作作出重要贡献的校友，离开校友会理事会后可以评定为校友会荣誉理事，荣誉理事将会在校友会网站上对外公布，以表示校友会对其贡献的感谢和肯定。荣誉理事离任将获得校友会颁发的荣誉理事证书。
1.4 顾问团 10名以内。凡能对校友会的发展起到积极的作用，对校友会的运作提供建议和支持的非校友资深人士均可聘请为浙江大学新加坡校友会的顾问。
说明：（1）部门设置的目的是为了明确职能，提高团队协作的效率。 （2）常务理事包括主席团成员，各部门部长和副部长，和其他部门理事一起构成校友会理事会。 （3）无论是常务理事还是部门理事，都平等地享有活动组织的权利。
2. 校友会理事的产生和罢免
（1） 校友会理事的产生原则上由主席团提议，经理事会讨论，投票（超过原理事会成员半数）通过后才能正式确立； （2） 各部门常务理事有权利推荐积极校友参与校友会管理，告知主席团，然后通过本条例（1）产生新理事； （3） 积极校友有权利自我推荐参与校友会管理，告知主席团，然后通过本条例（1）产生新理事； （4） 理事的罢免原则上由主席团提议，经理事会讨论，投票（超过原理事会成员半数）通过后才能正式确立； （5） 罢免条件会参照条例3中的第（1）条，各理事会成员有权相互监督。 （6） 任何校友会理事因为工作和其他原因离开理事会，必须向主席团递交书面或者口头的离职报告，以便校友会人事管理，同时理事会会根据你对校友会的贡献进行评定，确定为荣誉理事的前理事会成员将会永远出现在校友会网站上，以感谢你对校友会曾经做出的巨大贡献。 （7） 由于短期事务需要暂时离开理事会的现任理事，可以向主席团提出申请，主席团将保留其职位，同时可能任命暂代人选行使其部门职能。
3. 校友会理事会例会制度 [主席团，秘书处]
（1） 校友会理事会原则上每3个月进行一次正式例会；原则上每一个月进行一次非正式聚会； （2） 每次正式会议由主席或者副主席主持，会议前由主席团或者秘书处确定会议时间地点，发布会议通告； （3） 正式会议要求所有理事成员必须参加，非正式聚会所有理事可以自由选择参加或不参加。 （4） 每次会议应由秘书处统计与会人数，完成会议记录，会议结束后，向所有理事发布会议概要。
4. 校友会对外交涉事务 [主席团，外联部]
（1） 任何校友会理事会成员在进行正式的对外交涉（包括母校，大使馆以及其他在新机构）前，必须通报（邮件）所有常务理事，理事会成员均有权获知知道目前校友会正在或者即将进行的外部联系，非正式外部联系除外。 （2） 校友会正式的对外交涉原则上由主席，主管对外的副主席和外联部的常务理事进行； （3） 其他部门的常务理事可以在获知情况后，向主席团提出参与对外交涉的申请，主席团应尽可能满足其他部门常务理事的外务需求。
5. 校友会活动组织事务 [活动部及其他部门]
（1）校友会活动组织采取项目制，每一个活动均设有1-2个项目负责人，项目负责人通常是项目发起人，也可以另行指定，在一个项目进行时期，项目负责人具有短期支配权，可以调配理事会内部的各种资源，理事会各职能部门均需积极配合该项目的进行，项目事务优先于校友会日常事务，项目负责人可以根据需要召开项目会议。 （2）任何理事会成员或者热心校友均有权倡议发起活动，并成为项目负责人。项目负责人必须认真负责，通过各部门的协助，确保项目能够圆满完成； （3）校友会活动项目的内部协作模式： l 活动项目进行前，网络宣传部需要协助在网上各种渠道（网站，论坛和微博）发布活动信息，制作宣传海报，制作报名链接等；会员部和秘书处需要协助通过广播邮箱向全体校友发布活动信息广播；外联部根据需要协助拓展外部资源，争取经费赞助； l 活动项目进行时， 活动部，创业部以及文艺部应协助提供主要的人力支持，其他部门提供后备的人力支持； l 活动结束后，秘书处应协助该次活动的新闻报导和备案记录，网络宣传部应根据需要协助在各渠道（网站，论坛和微博）发布活动报导等。 （4）对于与其他组织合办的活动项目，项目负责人将由主席团讨论后指定；
6. 校友会宣传，网络和BBS事务 [宣传部]
（1） 有活动项目进行前，宣传部要协助活动项目发起人，制作宣传海报，并通过各种渠道（网络，论坛和微博）进行适度宣传， （2） 负责管理校友会网站www.zuaas.com的更新和维护，负责校友会网站的版块建设，网站是校友会的窗口，反映了校友会精神面貌，网站的建设需要多个部门成员的共同努力，任何理事都有向网站投稿或参与网站内容编辑的权利，宣传部最终负责内容的审核把关。 （3） 负责管理校友会论坛bbs.zuaas.com的更新和维护； （4） 负责校友会内部邮箱@zuaas.com的管理； （5） 每一个部门均可获得一个校友会理事会成员邮箱，用于对内和对外交流。部门邮箱的管理和使用由各部长指定部内理事，当前使用的部门邮箱如下：
登入上述邮箱请访问：http://mail.zuaas.com
7. 校友会广播事务 [秘书处，会员部]
（1） 定期将主席团转发过来的邮件信息通过广播的形式发给所有注册校友 （2） 校友会广播统一经过zuaas.sg@gmail.com进行，广播邮箱由秘书处和会员部管理； （3） 广播的每一条信息标题前必须加上【ZUAAS__ __信息】，其中空格处代表信息分类，当前信息分三大类，分别是 【ZUAAS综合信息】包括校友求助，资源共享，校友会声明等； 【ZUAAS工作信息】包括求职和招聘信息；创业项目征集信息等 【ZUAAS活动信息】包括校友会组织的活动和其他机构举办的活动信息； （4） 广播时只需要在广播邮箱的密送收件人处输入群名即可加入群内包含的所有校友邮件，注意广播时务必使用BCC，以防止校友会会员邮箱被不法分子截取后滥用！ （5） 广播的收件人仅填写秘书处邮箱：secretary@zuaas.com； 广播的CC列表仅填写与本条广播信息密切相关人的邮箱； （6） 妥善保管广播邮箱的用户名和密码；
8. 校友会会员数据库的管理 [会员部]
（1） 通过各种渠道(社交，母校联系，网站，论坛，围脖等)挖掘在新加坡的校友，积累校友资源； （2） 每月一次从ZUAAS.com上下载新登记注册的校友，加入已有数据库； （3） 每次活动中所有其他部门理事认识的新校友汇总到会员部，由会员部参照数据库进行审核，无则添加，有则及时更新该校友信息； （4） 每月一次更新校友会广播邮箱[ZUAAS.SG@GMAIL.COM]内的联系人群，目前已有ZUAAS MB 2011, ZUAAS MB 2012和ZUAAS VIP三个群，其中新的普通校友按年归类增加，新的教授或者知名校友添加进ZUAAS VIP群； （5） 协助秘书处，对校友会所有注册校友进行广播服务。 （6） 如有可能，定期倡议理事会对VIP校友进行电话联络，加强与这些校友的联系。
9. 校友会财务管理 [财务部，主席团] （1） 每次活动前，由项目负责人提交活动经费预算，财务部和主席团根据校友会现有财务状况，讨论并决定是否通过其活动预算； （2） 每次活动后，由项目负责人向财务部申请经费报销，报销时务必出示报销证明单据，并在单据的背后注明费用支付人的名字，财务部统一报销； （3） 校友会不收会费，其经费主要来自活动积累和校友赞助，所以在财务使用上应尽量开源节流，提高资金的利用效率。 （4） 财务部每年须向所有理事汇报一次正式的校友会财务状况。
10. 校友会理事的评价考核机制 [秘书处]
校友会是自愿组成的联合性、非营利性的群众组织，所以校友会对其运作团队-校友会理事会成员没有强制性要求，所有理事都是秉着为校友服务的心态自愿参加校友工作。但是为保持校友会理事会的活力，适当的评价考核制度还是需要的。
校友会理事的评价考核机制主要包括三个方面 1） 理事会的出勤：半年内参加正式理事会次数少于等于两次的理事，将提交理事会讨论是否罢免。 2） 活动项目的参与：半年内参加校友会正式活动次数少于等于两次的理事，将提交理事会讨论是否罢免。 3） 部门职能工作的完成：未能妥善做好其对应部门职能工作的理事，将提交理事会讨论是否罢免。
11. 校友会品牌活动 [校友会运作团队]
（1） 每年组织一次“浙大毅行，狮城再续”的Trail Walk活动； （2） 每年与中华总商会YEN合作组织一次“WOW薪火相传”公益活动； （3） 每年组织一次校友年度聚会； （4） 每年迎接新生； （5） 定期和其他组织合办交流酒会，比如MIT新加坡校友会，学者学生联合会，新律华新会，Acebridge，其他校友会等； （6） 定期和其他组织合办创业讲座，比如与新加坡高校联合会，学者学生联合会，双创协会， 科促会，Befounder等； （7） 定期和其他组织合办运动比赛，比如各校友会，中国高校校友联合会，学生学者联合会等； （8） 其他。 |
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